Co není v hlavě musí být v Trellu: aneb projekt manager a best practices

Já osobně miluju papír a tužku a ještě pořád si svůj denní a týdenní “To do” list na papír píšu, ale jakmile pracujete na dlouhodobějších úkolech nebo v týmu, tak už vám papír pro efektivní práci stačit nemůže. 

📋 Asana je „pracovní manager“, nebo „task manager“, který vám umožní zadávat a trackovat úkoly. Prostě jste pořád nad věcí a máte přehled o tom, co máte kdy udělat, vy i váš tým. ⁠

Já osobně jsem Asanu používala na svoje projekty a pořád ji ještě používám na svoje osobní úkoly.

⁠Od doby, co jsem začala spolupracovat s Digitálními lektory ale nedám dopustit na Trello. 

📋 Trello je už vyloženě „projekt manager“ – nástroj, který umí trackovat všechno, od vašich dlouhodobých cílů (milestones), až po úplné detaily vaší práce. 

Byla to celkem rychlovka a do Trella jsem se zamilovala, pomohla jsem sepsat holkám best practices, jak budeme Trello používat a frčíme na něm spokojeně do dneška. 

Proč si sepsat best practices?  My jsme třeba dělaly v komunikaci základní chybu, kdy vás třeba během večera napadne, co by bylo ještě super udělat, tak jsme si to v rychlosti napsaly na Facebook messenger do našeho hromadného chatu. 

Hrozná věc. Jednak tím přenášíte povinnost na kolegy, aby si úkol zapamatovali, a jednak po nich chcete, aby něco řešili v čase, kdy se už třeba na práci soustředit nechtějí, na platformě, kam se chodí odreagovat. 

Trello je uživatelsky jednoduchý nástroj a funguje super na všech zařízeních, takže je bezva, že ho můžete mít taky pořád v kapse, stejně jako messenger. 📱⁠ 

Ale je určitě potřeba určit si v týmu nějaká pravidla, jak ho budete používat konkrétně vy, jako například, co všechno chcete trackovat, jak ho chcete mít uspořádané a podobně. 

Aby se vám dobře začínalo, tak tady je pár tipů ode mě:

1. Domluvte si pravidla. Domluvte se a sepište si, pravidla používání Trella ve vašem týmu, nemusíte je samozřejmě dodržet vždycky a za každou cenu, dokud jste malí, můžete být flexibilní, ale je dobré odsouhlasit si základní pravidla
2. Sepište si základní kategorie – tzv. listy pod které budou jednotlivé úkoly/tasky spadat.

Mně se osvědčilo mít jako první list tzv. Milestones

sem patří vše dlouhodobého charakteru a taky všechno, co se každý měsíc opakuje – dlouhodobější úkoly. 

MileStones list se vyznačuje také tím, že s ním souvisí dílčí úkoly, které jsou pak v ostatních listech rozděleny do kategorií. 

V ideálním případě má ale i milestone svůj “duedate”, nějaký deadline, aby nezapadl. Deadline se může posouvat, ale vždycky se vám alespoň tou notifikací připomene.

Dál už můžete mít kategorie rozdělené, jak chcete, pokud pracujete na jednom projektu – můžete mít kategorie/listy jako “k udělání” “Pracuje se na tom”. “Uděláno, hotovo”, Moc se mi líbí, že si můžete svoje úkoly prohlížet přehledně podle vámi definovaných kategorií, ale i v přehledném kalendáři. 

Já mám pro Technicky Blond například listy: “Milestones”, “Sociální sítě”, “blog”, “web” a pak listy jednotlivých klientů (pokud s klienty nemám větší spolupráci a nemáme samostatný Trello board nebo jiné CRM). 

3. Každý úkol přiřaďte jen jednomu člověku, který je za něj zodpovědný. Trello vám nabízí možnost přiřadit úkol více lidem, tak proč jen jednomu?

a) Nejjednodušší a nejrychlejší způsob, jak zjistit, na jaké práci v současné době máte pracovat, je schopnost filtrovat úkoly na základě toho, které úlohy jsou přiřazeny vám.

b) Bez přiřazené osoby se daný task nikomu nepřipomíná. 

c) Pokud je k úkolu přiřazených více lidí, je větší šance, že ho neudělá nikdo. Mít někoho přiřazeného k úkolu jen proto, aby byl informován, komplikuje týmu představu, kdo má vlastně na úkolu udělat další krok.

d) Tím, že přiřadíte úkoly pouze tomu, kdo na nich potřebuje aktuálně něco udělat, ušetříte tým spousty e-mailových notifikací o práci, která nemusí být nutně pro ně a může je zbytečně zahlcovat.

Příklad, jak si tedy, pokud na jednom úkolu musí vykonat práci víc lidí, předáváme task a odpovědnost za něj v Digitálních lektorech:

Př: Task Viderozhovor na Youtube. Nejprve je potřeba, aby Hanka videorozhovor natočila- má tedy task napsaný na sebe, jakmile je hotový, Aga ho musí nasadit na YouTube – Hanka tedy přeřadí úkol na Agu, následně se přehodí na Ivanu nebo mě, abychom  ho nasdílely na sociální sítě a nakonec ho uzavřu já v momentě, kdy ho podpořím reklamou. 

4. Stejně tak nikdy nezapomínejte přiřadit duedate (deadline), jinak se vám task sám nepřipomene a můžete ho odkládat napořád. 

Samozřejmě pokud máte nějaký seznam úkolů, u kterých není vyžadována žádná akce (například seznam produktů, které nabízíte), jen chcete mít seznam poruce, není potřeba mít přiřazené konkrétní osobě ani deadliny. 

5. Důležité jsou notifikace: (fungují, když jich není moc) Pokud ale potřebujete kartu s úkolem sledovat, mít o ní přehled a nebo o ní dostávat notifikace, máte možnost přidat se ke kartě jako tvz. watcher – kliknutím na watch (sledovat) v pravé části karty. A pokud chcete, aby dostal někdo notifikaci o kartě nebo vaší poznámce k ní, jednoduše použijete @mentions, to znamená, že napíšete do poznámky, kterou chcete, aby si přečetli, @jejichjméno. 

6. Před archivací zařaďte do listu “Hotovo”. 

Poté , co task označíte za hotový (což můžete udělat, když má duedate), můžete ho dát rovnou archivovat, je po tom stále dohledatelný, a už vám nikde nepřekáží. Nám se ale osvědčilo, potom, co označíme úkol jako hotový, ho ještě na nějakou dobu (týden nebo měsíc) přeřadit do listu/kategorie Uděláno hotovo (kterou si sami vytvoříte). Je to zejména pro lepší přehled vašich kolegů o tom, co už máme hotové. 

Tipů by bylo ještě hodně. Tak až si Trello sami vyzkoušíte a budete mít otázky, klidně mi napište! 🙂

Kdybych se rozhodovala znovu, na moje osobní úkoly bych pořád volila spíš Asanu, ale na projektovou práci půjdu vždycky určitě do Trella.

Nemusíte se vzdávat svého TODO listu na papíře, ale nezahlcujte dlouhodobě svoji hlavu, ani hlavu vašeho týmu. Nemusíte pak ani řešit, kdo kde udělal chybu, o všem máte přehled. Nechte si pomoct, nástrojů existují spousty, za mě nej jsou Asana a Trello. Vyzkoušejte je a dejte mi vědět vašeho favorita 🙂